Author Archives: Webmaster Hällebergets Samfällighet

Trevlig sommar på er alla. Riktigt skönt med fantastiskt väder! 

Protokoll Hälleberget årsstämma 2018

Information till medlemmarna i Hällevik Hällebergets SFF
om GDPR

Genom denna information förklaras hur Hällebergets Samfällighetsförening behandlar medlemmars och andras personuppgifter och vad som görs för att tillse att denna behandling sker på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med gällande lagstiftning, inklusive The General Data Protection Regulation (GDPR).  

HUR DEFINIERAS PERSONUPPGIFTER OCH BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER? 

1. PERSONUPPGIFTSANSVARIG 

Styrelsens ordinarie ledamöter och webbansvarig är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter. Vi registrerar inte personnummer.

2.1 Personuppgifter definieras som all information som avser en levande mänsklig individ. Exempel på personuppgifter är namn, foton, personnummer, bostadsadresser, e-mailadresser, telefonnummer, användar-IDn och IP-adresser. I vårt fall kan det även röra t ex information relaterad till fastighetsägande, bygglovsärenden och utdebiteringar av avgifter som ska betalas till samfälligheten.  

2.2 Behandling av personuppgifter innefattar all behandling av uppgifter om individer som exempelvis insamlande/mottagande, bearbetning, lagring, vidareförmedling och radering.

3. BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER I HÄLLEVIK HÄLLEBERGETS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 

3.1 Föreningen behandlar personuppgifter enbart i syfte att administrera och förvalta samfälligheten. Personuppgifter behandlas exempelvis för att möjliggöra uttaxering, utgöra bokföringsunderlag, skicka kallelser till årsstämman och andra av samfälligheten anordnade aktiviteter, förmedla information och nyheter, samt avge yttrande till kommunen rörande bygglovsärenden. 

3.2 Exempel på persondata som behandlas av föreningen är kontaktdetaljer i form av namn, bostadsadress, telefonnummer, och email-adress, vem som äger en viss fastighet, och fotografier från föreningens evenemang.  

3.3 Föreningen kan därutöver komma att behandla personuppgifter i den utsträckning det stipuleras i svensk lag och efterfrågas av kommunen och myndigheter.

4. När raderas personuppgifter? 

4.1 Såvida inte annat följer av svensk lag kommer föreningen att kontinuerligt radera personuppgifter efterhand som dessa inte längre är aktuella eller relevanta för samfällighetens administration och förvaltning.  

4.2 Efter att ett medlemskap avslutats ska personuppgifter avseende den tidigare medlemmen raderas senast ett år efter utträdet såvida inte annat följer av svensk lag eller särskilda skäl förenliga med intresseavvägningen föreligger.

5. Laglig grund och intresseavvägning för behandling av personuppgifter 

5.1 Föreningens behandling av personuppgifter ska alltid ske i enlighet med gällande lagstiftning.   

5.2 All behandling av personuppgifter som görs av föreningen ska vara nödvändig för administration och förvaltning av samfälligheten samt för att uppfylla gällande lagkrav. Till största delen baseras denna behandling på en så kallad intresseavvägning, dvs att föreningen har ett legitimt syfte med behandlingen och att det är i medlemmarnas intresse att föreningen genomför behandlingen.  

5.3 För det fall att föreningen skulle behandla personuppgifter på ett sätt som enligt gällande lag kräver medlems medgivande, kommer föreningen att i förväg inhämta medlems medgivande för en sådan behandling.  

6. BEGRÄNSNINGAR VAD GÄLLER ATT VIDAREBEFORDRA PERSONUPPGIFTER  

6.1 För det fall att föreningen skulle anlita en tredje part för att i någon del utföra administration eller förvaltning av samfällighetens funktioner kan persondata göras tillgänglig för sådan part. I ett sådant fall ska då föreningen i förväg ingå avtal med sådan tredje part (Personuppgiftsbiträdesavtal) som tillser att personuppgifter behandlas i enlighet med GDPR.  

6.2 Föreningen får inte vidarebefordra personuppgifter till tredje part såvida inte individen i fråga gett sitt uttryckliga medgivande eller att det sker i enlighet med gällande lag och på begäran från t ex kommunen eller myndighet.   

7. MEDLEMS RÄTTIGHETER ENLIGT GDPR 

7.1 I enlighet med GDPR har medlem och annan individ rätt att begära uppgift om vilka personuppgifter som föreningen behandlar beträffande individen själv. Sådan individ har även rätt att få rättelse av personuppgifter som är felaktiga och att begära att icke relevanta uppgifter raderas.  

8. KONTAKTDETALJER  

8.1 Frågor rörande hur personuppgifter hanteras av föreningen, begäran om utdrag ur register, ändring eller radering av personuppgifter ska ställas till ordföranden i samfällighetsföreningen Information om GDPR Hällevik

Hej, se nedan infogat protokoll från oktobers möte. 

halleberget.se/…/hälleberget-styrelseprotokoll.pdf